Verslagvormen

Verslagvormen die onze notulisten gebruiken

Bij het notuleren van een vergadering komt meer om de hoek kijken dan goed luisteren naar wat er gezegd wordt en dit opschrijven. Een ervaren notulist kan hoofd- en bijzaken scheiden, kan analyseren wat wel en wat niet opgeschreven moet worden en kan het besprokene objectief en neutraal weergeven. Specifieke kennis van zaken is altijd handig, maar is niet perse nodig om een goed verslag te kunnen maken. Een geroutineerde notulist heeft door ervaring een systematische aanpak en werkwijze eigen gemaakt die haar in staat stelt om ook van ingewikkelde vergaderingen een helder verslag te maken.

Afhankelijk van de aard van de bijeenkomst en het doel van de notulen, wordt er voor een bepaalde verslagvorm gekozen. Hieronder worden enkele verslagvormen genoemd en toegelicht.

Letterlijk verslag

Deze verslagvorm wordt zelden gebruikt. Een letterlijk verslag is een 'letterlijke' weergave van hetgeen er gezegd is en bestaat uit niet-afgemaakte zinnen en vele eh's en hm's. Door het omzetten van spreektaal in tekst wordt het verslag minder prettig leesbaar. Taalkundig is het verslag niet correct. Alle versprekingen en gestotter zijn in het verslag terug te vinden. Voor het maken van een letterlijk verslag is een geluidsopname van de vergadering onontbeerlijk.

Woordelijk verslag

Een woordelijk verslag lijkt in principe op een letterlijk verslag, maar met het verschil dat een woordelijk verslag wel taalkundig in orde is. De spreektaal wordt hier omgezet in schrijftaal. In een woordelijk verslag wordt alles opgenomen wat er is gezegd, dus inclusief alle herhalingen. Het verslag is een volledige weergave van de hele vergadering. Een woordelijk verslag wordt geschreven in de directe rede ('ik-vorm'), aangezien het de tekst van de sprekers weergeeft. Ook bij het maken van een woordelijk verslag is het noodzakelijk om over een geluidsopname van de vergadering te beschikken.

(Uitgebreid) samenvattend verslag

Dit is de meest gehanteerde verslagvorm. In een – meer of minder uitgebreid – samenvattend verslag wordt het besprokene verkort weergegeven. De inbreng van de verschillende sprekers wordt beknopt verwoord, standpunten en achtergronden worden weergegeven en ook de genomen besluiten worden vermeld en toegelicht. Een samenvattend verslag is prettig leesbaar.

Besluitenlijst

Een besluitenlijst is een korte en bondige weergave van de genomen besluiten in een vergadering. De overwegingen op basis waarvan men tot een besluit is gekomen worden meestal achterwege gelaten. Hetzelfde geldt voor mogelijke alternatieven die zijn besproken.

Uitwerktijd

Het zal duidelijk zijn dat er voor het maken van een besluitenlijst minder tijd nodig is dan voor het maken van een andersoortig verslag. Vooral het realiseren van een letterlijk of woordelijk verslag vergt een flinke tijdsinvestering. Deze verslagvormen zijn dan ook duurder dan de andere verslagvormen.

Zoals gezegd wordt meestal gekozen voor een samenvattend verslag. In overleg met de opdrachtgever wordt de uitwerktijd van één vergaderuur vastgesteld. Bij een letterlijk verslag is dit gemiddeld 1:6 en bij een samenvattend verslag 1:1,5-2, afhankelijk van de complexiteit van de bijeenkomst. Voor een besluitenlijst wordt meestal de formule 1:1 gehanteerd.

De Notulant . Afrikalaan 138 . 5152 MD DRUNEN . t 0416­ - 75 75 63
m 06­ - 303 65 487 . e info@notulant.nl